Comment utiliser l’interface Roundcube et les fonctionnalités de la messagerie par courriel

Sommaire

Introduction

Roundcube est une interface qui permet aux usagers de gérer efficacement la messagerie par courriels. Dans les lignes qui suivent, nous allons nous familiariser avec les fonctions de cette interface.

Nous insisterons sur l’emploi des filtres, car ceux-ci sont particulièrement utiles : ils permettent de classer automatiquement les messages possédant des attributs définis dans des dossiers préalablement créés en fonction de leur expéditeur, leur objet, leur contenu, etc., et de les retrouver plus aisément par la suite. Ils permettent aussi d’autres opérations, telles qu’envoyer une copie des messages reçus à une autre adresse de messagerie par courriel, de rediriger les messages à une autre adresse, et de répondre automatiquement à des messages reçus grâce à un auto-répondeur.

Note : Le glossaire contient des explications sur de multiples sujets et peut être consulté pour clarifier certains termes.

Prérequis

Pour suivre ce tutoriel, Roundcube doit être installé.

Saisissez dans votre navigateur Web l’adresse suivante : https://mg.n0c.com/fr/.

Connectez-vous à Roundcube

Veuillez vous référer à cet article (comment).

Description générale de l’interface

L’interface est divisée en 2 fenêtres principales :

Les icônes activant les fonctionnalités sont entourées en traits pleins rouges à gauche. Particulièrement :

Rédiger;
Courriel;
Contacts;
Paramètres.

La zone de traitement des fonctionnalités est entourée en pointillés rouges.

Interface de rédaction des courriels

Cliquez sur l’icône Rédiger :

Écrivez l’Objet du message.
Composez votre texte dans le corps du message.
Cliquez sur le bouton Envoyer.

Création de dossiers et classement manuel des messages

Classer les messages dans des dossiers pour les gérer ultérieurement constitue une bonne pratique en matière de communications par messagerie électronique.

Pour créer un dossier :

Cliquez sur l’icône Paramètres.
Choisissez Dossiers.

Cliquez sur le bouton Créer :

Créez le Nom du dossier.
Définissez dans le champ Dossier parent, au moyen de la liste déroulante, le dossier dans lequel sera classé le dossier nouvellement créé.
Définissez si le dossier sera affiché en Liste ou en Fils¹ avec la liste déroulante Mode d’affichage en liste.
Cliquer sur le bouton Enregistrer pour terminer la création du dossier.

Recherche de courriels

Roundcube propose par défaut certains outils qui permettent de limiter les résultats des recherches à quelques courriels seulement, tout dépendant du texte tapé dans le champ Recherche…

Sélectionnez l’icône Courriel.
Cliquez le bouton Options (flèche):

Par exemple, si vous souhaitez afficher tous les messages électroniques envoyés à un certain destinataire, vous pouvez écrire son nom dans le champ Recherche… et sélectionner À, puis lancer la recherche en cliquant sur le bouton Recherche.

On peut affiner les recherches en filtrant les messages au moyen des listes déroulantes Type (attribut caractérisant l’état de traitement du message tel que Tous, Non lu, Supprimé, etc.), Date et Portée (dossier où sont classés les messages).

Formulaire de création de filtres

La recherche de messages par courriels précis devient vite fastidieuse à mesure qu’ils s’accumulent. En spécifiant les caractéristiques communes qui leur sont propres au moyen de filtres, il devient possible de traiter automatiquement les messages dès leur réception en les classant ou en les traitant de diverses manières, ce qui aide à les retrouver plus aisément par la suite.

Il est possible d’effectuer un filtrage dans votre messagerie électronique pour un seul mot ou une expression, mais Roundcube inclut également un certain nombre de filtres de classement intégrés.

Création d’un filtre enregistré

ATTENTION : Seulement un filtre peut être actif à la fois, puisque certains filtres peuvent être incompatibles entre eux et causer des contradictions dans le traitement des messages.

ATTENTION : il est impossible pour l’instant d’exécuter les filtres pour des messages qui ont été reçus avant la création du filtre.

Pour créer un filtre enregistré :

Cliquez sur l’icône Paramètres.
Choisissez Filtres.
Cliquez sur le bouton Créer :

Créez le Nom du filtre.
Si le filtre est jugé opérationnel, vous pouvez l’activer en glissant Le filtre est activé vers la droite. S’il est non opérationnel et que vous désirez le conserver quand-même, il suffit de le désactiver.
Utilisez la liste déroulante Portée qui permet de définir si le filtre s’applique uniquement aux courriels obéissant à toutes les règles associées au filtre ou s’il s’applique à au moins une de ces règles; choisir tous les courriels s’il n’y a pas de règles associées au filtre (comment).
Sous Règles, spécifiez les variables que les messages entrants devront rencontrer pour que l’action à l’étape 8 soit exécutée.

Règles	Définition
Objet	Sujet du message.
À	Nom du destinataire du message.
De	Nom de l’expéditeur du message.
Corps	Corps du message.
Taille	Grosseur du fichier du courriel. Il est possible d’exprimer la condition logique en diverses unités : o (octets), ko (kilooectets), Mo (mégaoctets) et Go (Gigaoctets)
Date	Date choisie.
Date actuelle	Date du jour de réception du courriel.
Chaîne	Permet de filtrer une chaîne de messages.
Message	Permet de filtrer les messages qui sont des doublons ou ceux qui n’en sont pas.

Établissez sous Actions les instructions automatiques permettant de classer dans les dossiers les messages filtrés à la réception qui rencontrent les règles énoncées en 7 :

Action	Définition
Déplacer le courriel vers	Choisir le dossier dans lequel le courrier entrant sera classé. Le dossier doit avoir été créé auparavant.
Copier le courriel vers	Choisir le dossier dans lequel le courrier entrant sera copié (une copie sera conservée dans la Boîte de réception).
Rediriger le courriel vers	Définir le nom du destinataire auquel le courriel entrant doit être automatiquement redirigé.
Envoyer une copie du courriel à	Définir le nom du destinataire auquel le courriel entrant doit être automatiquement envoyé en copie conforme.
Rejeter avec le courriel	Inscrire le motif pour lequel le courriel sera automatiquement rejeté. Attention : utiliser avec précaution pour éviter de déclencher des échanges infinis de courriels s’auto-répondant.
Répondre avec le courriel	Utiliser pour justifier une absence et envoyer une réponse automatique à l’expéditeur du courriel reçu. Remplir les champs demandés : corps du courriel (raison de l’absence), objet, adresse de l’expéditeur auquel est destiné le courriel de réponse, adresses de courriel entrant auxquelles s’applique l’action et fréquence d’envoi des courriels (jours).
Supprimer le courriel	Pour définir les règles faisant en sorte que certains courriels soient systématiquement supprimés.
Définir les drapeaux pour le courriel	Définir les drapeaux existants à utiliser pour les courriels d’un filtre donné.
Ajouter les drapeaux au courriel	Dresser la liste des drapeaux à ajouter aux courriels entrants filtrés. Si un filtre avait été précédemment appliqué au message, l’absence de filtre ici n’écrasera pas le message précédent.
Supprimer les drapeaux du courriel	Définir les drapeaux existants à supprimer pour les courriels d’un filtre donné.
Définir une variable	REMARQUE : La signification de cette action est mal documentée par les concepteurs de Roundcube. Dès lors, sa définition doit être lue avec les réserves d’usage. Définir une variable de filtrage obéissant à certaines règles précises. Lui donner un nom et la valeur de la variable, en spécifiant les modificateurs. Par exemple, ici, la variable appelée « Majuscule » pourrait vérifier si l’objet d’un message entrant a pour premier caractère un T en majuscule et, si tel est le cas, le message serait déplacé dans le Dossier 1.
Envoyer la notification	Définir dans la cible de la notification le courriel de la personne qui doit recevoir la notification lorsque les courriels filtrés sont reçus.
Conserver le courriel dans la boîte de réception	Ce filtre permet de diriger dans la boîte de réception un message entrant si une règle déjà définie pourrait l’avoir potentiellement dirigé ailleurs.
Arrêter l’évaluation des règles	Ce filtre permet d’interrompre la consultation des règles.

Cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder le filtre.
Assurez-vous que tous les autres filtres sont désactivés :

Options avancées dans les créations des filtres enregistrés

Certaines options permettent d’être encore plus précis dans le filtrage de la messagerie.²

Choisissez le filtre et cliquez sur le bouton Options avancées (icône en forme d’engrenage) :

Choisissez dans les listes déroulantes les options applicables.
Utilisez les icônes Ajouter (icône en forme de +) et Supprimer (icône en forme de poubelle) pour créer ou enlever autant de règles que vous le désirez :

Les options avancées de filtres dépendent de la Règle choisie.

Définition de modificateur

adresse : si vous voulez traiter automatiquement les courriels d’un correspondant spécifique, saisissez l’adresse de courriel de cet expéditeur en créant la règle dans le champ « De », « À », etc., du formulaire de création de filtre.
enveloppe : filtrage qui s’exécute uniquement sur l’objet du courriel et non sur son contenu.
aucun : à choisir si aucune adresse ou aucune enveloppe n’est utilisée.

Définitions de chaque type

Cette option est affichée lorsqu’un comparateur de type « adresse » ou « enveloppe » est choisi.

tout : sélectionnez ce choix pour filtrer les messages envoyés à plus d’un destinataire.
domaine : adresse du serveur, identifiant l’entreprise hébergeant la boîte électronique (qui fournit le service d’échange de courriels). (ex. : MonAdresse@LeNomDeMonDomaine.com).
partie locale : identifie généralement une personne dans l’adresse de courrier (ex. : MonAdresse@LeNomDeMonDomaine.com).
utilisateur parfois appelé « identifiant » ou « login » : nom de l’utilisateur de Roundcube.
détail : texte utilisé dans le domaine, la partie locale ou l’utilisateur, selon le cas.

Définitions de chaque comparateur

strict (octet) : le filtre contient des chaînes de caractère en octets qui ne font pas partie de l’ASCII.
insensible à la casse (ascii-casemap) : le filtre ne respecte ni les caractères en lettres majuscules ni ceux en minuscules.
numérique (ascii-numérique) : code numérique ASCII d’une lettre ou d’un chiffre.

Définitions de la Partie MIME :

La Partie MIME sert à spécifier si le message dans le courriel ou si l’ensemble du message (tout) est rédigé dans un codage différent du ASCII³. La syntaxe est type/sous-type (par exemple, image/jpeg).

Type	Description	Example of sub-type commonly associated
text	Représente n’importe quel document contenant du texte et qui est théoriquement lisible par un utilisateur.	Text/plain, text/html, text/css, text/javascript
image	Représente n’importe quelle image. Les vidéos ne font pas partie de ce type, bien que les images animées (comme les .gifs animés) font partie de ce type.	Image/gif, image/png, image/jpeg, image/bmp, image/webp
audio	Représente n’importe quel fichier audio.	Audio/midi, audio/mpeg, audio/webn, audio/ogg, audio/wav
video	Représente n’importe quel fichier vidéo.	Video/webm, video/ogg
application	Représente n’importe quelle donnée binaire.	Application/byte-stream, application/pkcs12, application/vnd.mspowerpoing, application/xhtml+xml, application/xml, application/pdf

Définitions du champ MIME

– : choisir le tiret si l’ensemble du message est rédigé dans un codage différent du ASCII.
type de contenu : pour taper intégralement dans l’index la catégorie d’un document, comme text/javascript.
type : pour définir dans l’index ce qui précède le symbole /, comme dans text/plain.
sous-type : pour définir dans l’index ce qui suit le symbole /, comme dans text/plain.
paramètre : pour écrire dans l’index le type ou le sous-type recherché.

Définition de l’index

Saisir le terme d’indexation qui sera associé à Roundcube.

Création d’un filtre basé sur un courriel existant

Roundcube permet aussi de créer aisément un filtre ayant les mêmes attributs qu’un courriel donné.

Sélectionnez le courriel de départ.
Cliquer sur Plus :

Cliquer sur Créer un filtre.
Choisissez les critères dans le formulaire Nouveau filtre :

Cliquez sur Étape suivante.
Remplissez l’information demandée dans le formulaire qui sera affiché et enregistrez le filtre.

Activation des jeux de filtrage

Pour vous assurer que l’ensemble de vos filtres seront fonctionnels ou non, cliquez sur Paramètres, Filtres, Actions et sélectionnez Activer, désactiver un jeu de filtres :

Un message confirmant que le jeu de filtres a été activé avec succès sera affiché.

Changement de mot de passe

Il est possible de changer le mot de passe d’un compte de courriels sans passer par l’administrateur :

Cliquez sur l’icône Paramètres.
Choisissez Mot de passe :

Renseignez le champ Mot de passe actuel.
Renseignez les champs Nouveau mot de passe et Confirmer le nouveau mot de passe.
Cliquez sur le bouton Enregistrer.

¹ Listage de courriels par fils, c’est-à-dire par regroupements de messages portant sur un sujet spécifique.

² Roundcube étant développé en code ouvert, la documentation officielle est limitée, d’autant plus que l’outil évolue constamment. Des vérifications supplémentaires seront requises avec Roundcube au sujet des options avancées des filtres; leur description ici peut donc contenir des erreurs.

³ Comme il est nécessaire d’échanger, en plus des fichiers textes en ASCII, des fichiers binaires (format des applications bureautiques, images, sons, fichiers compressés), le type MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) est un standard permettant d’indiquer la nature et le format d’un document. Il étend le format de données des courriels pour supporter des textes en différents codage des caractères autres que l’ASCII, des contenus non textuels, des contenus multiples, et des informations d’en-tête. Il est défini au sein de la RFC 6838. Une liste exhaustive et maintenue sur la page Media Types de l’IANA. Cinq Request for Commands (RFC) – demande de commentaires – suivants sont utilisés3 : RFC 2045, RFC 2046, RFC 2047, RFC 2048, et RFC 2049.

Updated on avril 17, 2024